La Unidad Residencial Reserva de la Flora en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales en Colombia, establece la presente política para el tratamiento de los datos personales de los residentes, propietarios, arrendatarios y demás personas relacionadas con la Copropiedad.

1. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Los datos personales recolectados por la Copropiedad serán utilizados exclusivamente para las siguientes finalidades, relacionadas con la gestión administrativa, operativa y comunitaria de la unidad residencial:

  • Actualización de registros: Mantener una base de datos actualizada de la administración de la Copropiedad, asegurando un registro preciso de los residentes, propietarios, arrendatarios y sus necesidades específicas.

  • Seguridad y control de accesos: Mejorar la seguridad mediante la identificación de personas autorizadas, gestión de registros de entrada y salida, y control de accesos a las instalaciones de la Copropiedad.

  • Gestión de recursos: Optimizar la administración de parqueaderos, áreas comunes y servicios generales, asegurando una asignación eficiente y equitativa.

  • Eficiencia administrativa: Facilitar procesos administrativos mediante información actualizada y confiable, incluyendo la gestión de cobros, comunicaciones y notificaciones.

  • Gestión de emergencias: Garantizar una respuesta rápida y efectiva en situaciones de urgencia, utilizando datos precisos de contacto y necesidades específicas de los residentes.

  • Fomento de la convivencia: Promover el cumplimiento de las normas internas de la Copropiedad y fomentar un ambiente de convivencia pacífica y ordenada.

  • Planificación de mejoras: Identificar necesidades específicas (accesibilidad, sostenibilidad, actividades comunitarias) para planificar y ejecutar mejoras en la infraestructura y servicios de la Copropiedad.

  • Cumplimiento legal: Atender requerimientos legales o administrativos de autoridades competentes, cuando sea estrictamente necesario y en los términos establecidos por la ley.

2. Datos Personales Recolectados

La Copropiedad podrá recolectar los siguientes datos personales, según sea necesario para cumplir con las finalidades descritas:

  • Nombres y apellidos.

  • Número de documento de identidad.

  • Información de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección).

  • Datos de residencia (torre, apartamento, número de personas en el núcleo familiar).

  • Información sobre vehículos (placa, modelo, marca).

  • Datos sensibles, como necesidades de accesibilidad o condiciones médicas relevantes, solo cuando sean estrictamente necesarios para la gestión de emergencias o cumplimiento de normas de convivencia, y siempre con el consentimiento expreso del titular.

3. Tratamiento y Protección de Datos Personales

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la Copropiedad garantiza que los datos personales recolectados serán tratados con estricta confidencialidad y almacenados de forma segura, utilizando medidas técnicas, administrativas y físicas adecuadas para protegerlos contra accesos no autorizados, pérdida, uso indebido o alteración.

Los datos personales no serán compartidos con terceros, salvo en los siguientes casos:

  • Cuando exista una orden de autoridad competente.

  • Cuando sea necesario para la prestación de servicios contratados por la Copropiedad (por ejemplo, empresas de seguridad o mantenimiento), en cuyo caso se firmarán acuerdos de confidencialidad con dichos terceros.

  • Cuando el titular del dato haya otorgado su consentimiento expreso para dicha transferencia.

4. Consentimiento

Al proporcionar sus datos personales a la Copropiedad, ya sea a través de formularios, censos, registros de ingreso u otros medios, el titular otorga su consentimiento expreso para el tratamiento de dichos datos conforme a las finalidades establecidas en esta política. La Copropiedad informará a los titulares sobre las finalidades del tratamiento al momento de la recolección de los datos.

5. Derechos de los Titulares de los Datos

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos, conforme a la Ley 1581 de 2012:

  • Acceso: Conocer los datos personales que la Copropiedad tiene registrados sobre ellos.

  • Corrección: Solicitar la actualización o corrección de datos inexactos o incompletos.

  • Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos personales, salvo cuando exista una obligación legal o contractual que lo impida.

  • Revocatoria: Revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos, en los casos permitidos por la ley.

  • Consulta y reclamo: Presentar consultas o reclamos ante la Copropiedad respecto al tratamiento de sus datos personales.

Para ejercer estos derechos, los titulares pueden contactar a la administración de la Copropiedad en el formulario de contacto o presentar su solicitud por escrito en la oficina de administración ubicada en la unidad. Las solicitudes serán atendidas en los plazos establecidos por la ley (10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos).

6. Procedimiento para Consultas y Reclamos

  • Consultas: Los titulares pueden presentar consultas sobre sus datos personales mediante comunicación escrita o electrónica dirigida a la Copropiedad. La respuesta será proporcionada dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud.

  • Reclamos: Si el titular considera que sus datos están siendo tratados de manera indebida, puede presentar un reclamo por escrito. La Copropiedad responderá dentro de los 15 días hábiles siguientes. Si el reclamo está incompleto, se solicitará al titular que subsane las fallas dentro de los 5 días hábiles siguientes.

En caso de no estar conforme con la respuesta, el titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para presentar una queja.

7. Seguridad de los Datos

La Copropiedad implementa medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas para proteger los datos personales, incluyendo:

  • Almacenamiento en bases de datos seguras con acceso restringido.

  • Capacitación del personal administrativo en el manejo adecuado de datos personales.

  • Uso de sistemas de cifrado y copias de seguridad para prevenir accesos no autorizados o pérdida de información.

8. Transferencia y Transmisión de Datos

Los datos personales no serán transferidos ni transmitidos a terceros, salvo en los casos mencionados en el apartado 3 o cuando el titular lo autorice expresamente. En caso de transmisión a encargados del tratamiento (como empresas de servicios contratadas), la Copropiedad garantizará que estos cumplan con las disposiciones de esta política y la normativa vigente.

9. Vigencia de los Datos

Los datos personales serán tratados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política o mientras persista una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad, los datos serán eliminados o anonimizados, salvo que exista una obligación legal de conservarlos.

10. Modificaciones a la Política

La Copropiedad podrá modificar esta política para adaptarla a nuevas disposiciones legales o necesidades administrativas. Cualquier cambio será comunicado a los titulares con al menos 15 días de antelación, a través de medios como correo electrónico, avisos en las áreas comunes o la página web de la Copropiedad.

11. Contacto

Para cualquier consulta, solicitud o reclamo relacionado con el tratamiento de datos personales, los titulares pueden contactar a la administración de la Copropiedad en:

  • Dirección física: [dirección de la oficina de administración]

  • Formulario de contacto: Administración